PMBOK با طعم اجایل – قسمت اول

PMBOK با طعم اجایل

✍️ استفاده از رویکرد اجایل در پروژه های مختلف رو به افزایش است و این باعث شده تا موسسات متولی استانداردهای مدیریت پروژه بیش از پیش به این چارچوب گرایش پیدا کنند و PMI هم از این قاعده مستثنی نیست. بعد از AXELOS که ویرایشی از استاندارد PRINCE2 را با پسوند اجایل منتشر نمود. حالا نوبت به PMI می رسد تا در ویرایش جدید PMBOK مفاهیم و تکنیکهای اجایل را بیش از پیش به کار ببندد.

✍️ در دو-سه سال اخیر PMI توجه ویژه ای به اجایل داشته است و حتی موضوع “ به کارگیری اجایل در پروژه های غیر IT.” جزء موضوعات تحقیقاتی با اولویت بالا بوده است که از آن حمایت نموده است.

✍️ بازخوردهای اخذ شده از شرکتهای مختلف و نتایج تحقیقات انجام شده نشان داده که استفاده از رویکرد اجایل در پروژه های مختلف در سازمانها رو به افزایش است و سازمانهای بسیاری، بخشی و یا همه پروژه های خود را با رویکرد اجایل مدیریت می نمایند. به نظر می رسد که با توجه به مزایای گسترده رویکرد اجایل مخصوصا در نوع برنامه ریزی و همچنین نحوه مواجه با تغییرات، ‌اقبال عمومی به استفاده از آن بسیار بالا و رو به گسترش می باشد.

✍️ بر این اساس بخش عمده ای از اصلاحات ویرایش جدید PMBOK مربوط به اضافه شدن مفاهیم و رویکردهای اجایل به این استاندارد است. به عبارتی روح اجایل در ویرایش جدید بیش از پیش نسبت به نسخه قبلی مشاهده می شود. چیزی که بسیاری از افراد در ویرایش پنجم منتظر آن بودند.

✍️ تغییرات صورت گرفته بسیار گسترده است و از T&T ها گرفته تا محتوی استاندارد و فرآیندها، به منظور اضافه نمودن مفاهیم اجایل به روز رسانی شده اند تا بتوان بیش از پیش تکنیک های اجایل را در پروژه های مختلف به کار برد.

در ادامه مطلب سعی دارم اهم تغییراتی که در این زمینه ایجاد شده است را با هم بررسی کنیم.

۱- کتاب راهنمای اجایل بعنوان کتاب همراه PMBOK:

که در آن جزییات بیشتری در زمینه اجایل ارائه شده است که به همراه PMBOK ویرایش ۶ عرضه شده است.

۲- نگاه به هر حوزه دانش با عینک اجایل:👓

یکی از تغییرات مهمی که در ویرایش جدید ایجاد شده است دسته بندی اطلاعات ارائه شده در ابتدای هر حوزه دانش می باشد. در ویرایش قبلی در ابتدای هر حوزه دانش در حد یک صفحه اطلاعات مختلفی در رابطه با حوزه دانش مربوطه ارائه می گردید. در ویرایش جدید این اطلاعات گسترده تر شده و به ۴ بخش تقسیم شده است.

💡 مفاهیم کلیدی (Key Concept): این مورد پیش از این نیز وجود داشت و به بیان تعریف مفاهیم کلیدی در هر حوزه دانش میپردازه.

💡 روندها و شیوه های نوظهور (Trends and Emerging Practices): در این قسمت تازه های ابزارها و تکنیک های مرتبط به هر حوزه دانش بیان میشه و برگرفته از مقالات و تحقیقات جدید درباره ابزارهای هر حوزه دانش هست.

💡 ملاحظات متناسب سازی (Tailoring Considerations): این قسمت چک لیستی از مواردی را بیان میکنه که برای متناسب سازی فرآیندها و ابزارهای هر حوزه دانش مورد نیاز هست.

💡 رویکردهای اجایل، تکرارپذیر و تطبیقی (Approaches in Agile, Iterative, and Adaptive Environments): این مورد که بیشتر مورد بحث این نوشته هست نگاه به هر حوزه دانش در محیط های اجایل و یا تطبیقی دارد. به عبارتی اگر در یک محیط اجایل قرار داشته باشیم و بخواهیم یک پروژه را مدیریت کنیم، نگاه ما به حوزه های دانش مدیریت پروژه اعم از یکپارچگی، محدوده، زمان و … چگونه خواهد بود. در این بخش PMBOK توضیح میده که هر حوزه دانش در رویکرد اجایل به چه شکل تعریف و به کار گرفته می شود.

اگر چه شاید حجم مطالب ارائه شده در این بخش کافی نباشه ولی به نظر من قدم خوبی برای ایجاد همسویی بیشتر با محیط های اجایل و به کارگیری تکنیک ها و روشهای مورد نظر در مواقع لزوم می باشد. در ادامه به بررسی اجمالی مطالب ارائه شده در این بخش از هر حوزه دانش می پردازیم.

❇️ مدیریت یکپارچگی پروژه:

👈 در رویکردهای اجایل و تکرار شونده(Iterative) توجه ویژه ای به مشارکت اعضای تیم پروژه ( به عنوان متخصصین حوزه مربوطه) در مدیریت یکپارچگی می شود.

👈 اعضای تیم هستند که تعیین می کنند چگونه می بایست برنامه ها و اجزای آن یکپارچه گردند.

👈 انتظارات از مدیر پروژه در حوزه مدیریت یکپارچگی در محیط های اجایل تغییری نمی کند، ولی تهیه برنامه های سطوح پایین تر محصول و تحویل و اجرای آن به اعضای تیم تفویض می شود.

👈 در محیط های اجایل تمرکز مدیر پروژه بیشتر بر ایجاد یک محیط مناسب برای تصمیم گیری های مشارکتی استوار است. به عبارتی نقش مدیر پروژه در محیط های اجایل بیشتر در ایجاد یک فضای مناسب کاری متمرکز می باشد.

🔎 مدیریت محدوده پروژه:

👈 در پروژه هایی که الزامات پروژه مرتب در حال تغییر و تکمیل است و همچنین پروژه با ابهامات و ریسک بالایی مواجه است، در اغلب مواقع محدوده پروژه در ابتدای پروژه قابل تعریف و درک نمی باشد.

👈 در روشهای اجایل، ابتدای پروژه زمان کمتری صرف تعریف محدوده و توافق بر روی آن می شود و در عوض شناسایی مداوم،‌ تکمیل محدوده و اعمال اصلاحات عمدتاً در طول پروژه انجام می شود.

👈 به عبارتی در محیط های اجایل محدوده در طول پروژه تعریف و اصلاح می گردد.

⏳ مدیریت زمانبندی پروژه:

👈 در محیط های چابک، بازه های زمانی کوتاه برای انجام کار تعریف می شود و بر اساس نتایج حاصله زمان کارهای بعدی تعیین می شود.

👈 این بازه های کوتاه امکان اخذ بازخوردهای سریع و همچنین سنجش میزان مطلوبیت اقلام تحویل شده را فراهم می کند.

👈 در تعریف این بازه های کوتاه دو الگوی متمایز وجود دارد:

⭐ زمانبندی تکرار شونده (Iterative scheduling): شکلی از برنامه ریزی غلطان است که در آن ساختار پروژه از فازهای متوالی با بسته های زمانی یکسان تشکیل می شود و در ادامه، کارهای پروژه به تدریج و بر اساس اخرین اولویتهای استخراج شده به این فازها تخصیص می یابد. این رویکرد به دنبال ایجاد یه روند ثابت قابل پیش بینی در پروژه است تا بتوان از طریق آن تغییرات پروژه را که در طول پروژه پدیدار می شوند هدایت نمود.

⭐ زمانبندی مبتنی بر تقاضا (on-­demand, pull­-based scheduling): که از مفاهیم تولید ناب گرفته شده است و هدف آن محدود کردن کارهای در حال انجام (Work In Progress) تیم است تا از طریق آن تعادلی بین ورودی و خروجی های تیم ایجاد شود. به جای پیش بینی یک تاریخ مشخص، زمانبندی مبتنی بر تقاضا به محض آزاد شدن منبع، از صف کارهای قابل اجرا اولین کار را به بخش کارهای در حال اجرا منتقل می نماید.

💰 مدیریت هزینه پروژه:

👈 به دلیل تغییرات مکرر ممکن است محاسبات دقیق هزینه برای پروژه هایی با درجه ابهامات بالا سودی به همراه نداشته باشد.

👈 در عوض استفاده از روشهای برآوردی ساده تر (‌روشهای بالا به پایین) که امکان برآوردهای سریعتر و در سطوح بالاتر را ممکن می کند برای این نوع پروژه ها بهتر است. زیرا به راحتی می توان این برآوردها را با توجه به تغییرات پیش آمده اصلاح نمود. برآورد های دقیق برای برنامه ریزی های کوتاه مدت بازده بهتری به همراه دارد.

👈 در پروژه هایی که در عین ابهامات بالا، بودجه نیز با محدودیتهای بسیاری مواجه است اغلب مواقع، این محدوده و زمان پروژه است که تغییر می یابد تا پروژه در قالب بودجه مورد نظر تکمیل گردد.

✅ مدیریت کیفیت پروژه:

👈 به منظوری هدایت و راهبری تغییرات در طول پروژه، روشهای اجایل ترجیح دارند تا جلسات متعدد بررسی کیفیت محصول در طول پروژه انجام گیرد، تا پایان پروژه.

👈 در رویکرد اجایل با برگزاری جلسات منظم نگاه به گذشته (retrospectives) اثربخشی فرآیندهای کیفیت بررسی میگردد. در این جلسات دلایل ریشه ای مشکلات بررسی می شود و روشها و رویکردهای جدیدی برای بهبود کیفیت محصول پیشنهاد می گردد.

👈 پس از ان در جلسات بعدی اثربخشی رویکردهای پیشنهادی قبلی بررسی می شود و در صورت لزوم روشها مجددا اصلاح می گردد و یا کنار گذاشته می شوند و این روند ادامه دارد.

👈 در روش اجایل تاکید بر تحویل تدریجی محصول پروژه است. برای همین در این رویکرد محصول پروژه به بسته های کوچک قابل تحویل به مشتری تقسیم می شود. هدف از این کار کشف تناقضات و مشکلات مربوط به کیفیت در ابتدای چرخه عمر پروژه است جایی که هزینه های کلی تغییرات پایین تر است.

👨‍👨‍👧‍👧 مدیریت منابع پروژه:

👈 پروژه های اجایل از ساختار های تیمی خاصی سود می برند. تیمها در این ساختار خود سازمانده بوده و کلیه تخصص های لازم را دارند. تمر کز اصلی این تیمها بر همکاری گروهی است.

👈 همکاری گروهی در این تیمها منجر به افزایش بهره وری و تسهیل در فرآیند حل مسئله می شود. در کنار مزایای دیگری که همکاری تیمها می تواند داشته باشد، این همکاری ممکن است باعث شود تا ارتباطات بهبود یابد،‌ به اشتراک گذاری دانش تسهیل شود و تخصیص کارها به اعضای تیم با انعطاف بیشتری انجام پذیرد.

👈 با اینکه ممکن است ایجاد چنین تیمی در ابتدا هزینه های زیادی به پروژه تحمیل کند ولی در ادامه مزایایی که این تیم ها ایجاد می کنند، باعث بازگشت هزینه در ادامه پروژه خواهد شد.

👈 با توجه به اینکه ماهیت پروژه های اجایل استقبال از تغییر در طول پروژه می باشد و وجود یک ساختار تیمی هماهنگ و خود سازمانده بسیار مهم و حیاتی می باشد.

☎️ مدیریت ارتباطات پروژه:

👈 با توجه به ماهیت پروژه های اجایل که با ابهامات و تغییرات بسیاری مواجه است، نیاز به برقراری ارتباطات مستمر و سریع بیش از پیش احساس می گردد.

👈 این مسئله باعث می شود تا در این پروژه ها همجواری بین اعضای تیم و سهولت دسترسی به اطلاعات تا جای ممکن افزایش یابد.

👈 به علاوه ارسال مستمر محصولات پروژه به صورت شفاف، و استمرار برگزاری جلسات بررسی نظرات و بازخوردهای ذی نفعان باعث بهبود ارتباطات در پروژهای اجایل می گردد.

🔴 مدیریت ریسک پروژه:

👈 پروژه های با متغیرهای زیاد به خودی خود ابهامات و ریسک بالایی دارند. برای حل این مسئله و کاهش درجه ابهامات،‌ پروژه های اجایل متد تحویل تدریجی محصول و استفاده از تیمهای چند مهارته را در دستور کار خود قرار داده اند. و از این طریف می توانند دانش کسب شده را در هر مرحله با یکدیگر به اشتراک بگذارند تا روند آتی را بهبود دهند.

👈 علاوه بر این، بر اساس ریسکهای شناسایی شده و میزان دانش شما از ریسک های پروژه، ‌الزامات پروژه به عنوان یک سند زنده به طور مستمر در طول پروژه به روز رسانی می گردند و کارهای پروژه بر اساس پیشرفت کار اولویت بندی می گردند.

📕 مدیریت تدارکات پروژه:

👈 در محیط های اجایل به منظور گسترش تیم پروژه ممکن است از خدمات پیمانکاران خاصی استفاده شود. این رابطه کاری مشترک ممکن است به مدلی در حوزه تدارکات تبدیل گردد که خریدار و فروشنده از این طریق، در خطرات و منافع پروژه با یکدیگر سهیم شوند.

👈 در پروژه های بزرگتر، برای بخشی از تحویل دادنی های پروژه از رویکردهای انطباقی و برای بخشی دیگر که وضوح بیشتری دارند از رویکردهای باثبات تر استفاده میشود. استفاده از این رویکرد باعث می شود که در صورت بروز تغییر، فقط قراردادهای بخشی که محدوده متغیری دارد تحت تاثیر قرار گیرد و سایر بخشها پروژه تحت تاثیر قرار نگیرند.

👬 مدیریت ذی نفعان پروژه:

👈 پروژه هایی که درجه بالایی از تغییرات را در طول چرخه حیات خود تجربه می کنند، نیازمند همکاری و مشارکت فعال ذی نفعان پروژه می باشند.

👈 به منظور تسهیل تصمیم گیری های به موقع و ایجاد بحث های سازنده در پروژه، تیم پروژه های اجایل به جای ارتباط از طریق لایه های مختلف مدیریتی،‌به طور مستقیم با ذینفعان کلیدی پروژه در ارتباط می باشد.

👈 مشتری، کاربر پروژه و تیم توسعه پروژه اغلب مواقع از طریق یک فرآیند پویا و خلاق (جلسات تعریف شده در روش اجایل) با یکدیگر تبادل اطلاعات می کنند و این تبادل سازنده منجر به افزایش مشارکت و در نتیجه رضایت ذی نفعان می گردد.

👈 به منظور سرعت بخشیدن به جریان به اشتراک گذاری اطلاعات در داخل سازمان، ‌روشهای اجایل تاکید بالایی بر شفافیت حداکثری در ارائه اطلاعات دارند. هدف از دعوت ذی نفعان به جلسات مختلف پروژه اعم از بررسی وضعیت کار و یا نمایش مصنوعات پروژه، ‌بدین منظور است تا در زودترین زمان ممکن مشکلات پروژه، انحرافات موجود و تغییرات مورد نیاز شناسایی گردد.

📌📌بخش بعدی تغییرات که بررسی خواهد شد مربوطه به تکنیک ها و فرآیندهای جدیدی است که به این ویرایش اضافه شده است.