بلایی به نام درصد تکمیل
4
مدیریت پروژه، طرح و پورتفو

بلایی به نام درصد تکمیل

در این پادکست، دکتر علی واحدی دیز به تشریح مشکلات روش “درصد تکمیل” یا بلایی به نام درصد تکمیل (A Curse named %Complete) در اندازه‌گیری میزان ارزش کسب شده می‌پردازد. این روش علیرغم اینکه یکی از پراستفاده‌ترین روش‌ها برای اندازه‌گیری ارزش کسب شده است، ولی بدترین روش از نظر دقت و صحت می‌باشد. برای حل این مشکل باید به سراغ روش‌های دیگر مانند روش مایلستون‌های وزن‌دار و روش شمارش واحدها و غیره رفت.

 

✍️ روش درصد تکمیل یا Percent Complete روشی است که میزان پیشرفت فعالیت‌ها یا بسته‌های کاری را بر حسب گذر زمان اندازه‌گیری می‌کند. به عنوان مثال اگر شما مسئول انجام یک بسته‌کاری به مدت 30 روز باشید و به ارزش 1000 دلار و اگر امروز 15 روز از شروع این بسته کاری گذشته باشد در این صورت شما باید طبق برنامه 15 تقسیم بر 30 یعنی 50% پیشرفت کرده باشید. خب، آیا همه فعالیت‌ها را می‌توان اینگونه اندازه‌گیری کرد؟

همیشه راحت‌ترین راه، بهترین راه نیست. نابرده رنج گنج میسر نمی‌شود.

✍️ شما بهتر می‌دانید که طبیعت بسیاری از کارها و یا ارزش اجرای خیلی از کارها براساس گذر زمان نیست. به عنوان مثال ساده مثال آموزش رو می‌زنم. تصور کنید من برای دوره آموزشی 10 روزه به شرکت شما دعوت می‌شوم. شما با من چگونه قرارداد می‌بندید؟ شما به ازای هر روز آموزش که انجام می‌شود در انتهای هر روز به من اجرت پرداخت می‌کنید؟ خیر. در اغلب اوقات مسئول آموزش شما اینگونه برخورد می‌کند  که ما به شما 10% یا 20 % پیش پرداخت می‌دهیم و بعد از آنکه دوره تمام شد مابقی را با شما تسویه می‌کنیم. این به این مفهوم است که دوره اگر به هر دلیلی در وسط کار توسط من کنسل شود یا ادامه پیدا نکند ارزش کار انجام شده حداکثر به اندازه پیش پرداختی است که پرداخت شده است. در غالب اوقات آن مبلغ اولیه برای شروع کار هم پرداخت نمی‌شود یعنی برخورد ما برخورد 0-100 می‌باشد یعنی پس از شروع کار و در طی کار هیچ ارزشی محاسبه و پرداخت نمی‌شود ولی در انتها که کل کار انجام شد 100% ارزش کار پرداخت می‌شود. این روش و این نوع برخورد به هیچ عنوان درصد تکمیل نیست.

✍️ پس عزیزان روش درصد تکمیل روشی که در غالب اوقات در سازمان و کارهای ما کاربرد ندارد اما متاسفانه خیلی از فعالیت‌ها و بسته‌های کاری در پروژه‌های مختلف از این روش استفاده می کنند. از آنجایی که معیار پیشرفت در این روش گذر زمان است بسیار بحث برانگیز بوده و سلیقه‌ای برخورد می‌شود. برای همین معمولا در جلسات صحبت از این می‌شود که چرا 60% ؟ چرا 20% نه؟ یا من قبول ندارم که شما 80% پیشرفت کردید و تا زمانی که فلان کار انجام نشود پیشرفت به 80% نمی‌رسد که هیچ بلکه به 60 هم نمی رسد 🧐🥴. اینها بحث‌های سلیقه‌ای و بحث برانگیزیه که روش درصد تکمیل ما را با آنها مواجه می‌کند.

✍️ موضوع بعدی اینکه میزان صحت و دقت روش درصد تکمیل به شدت وابسته به سهل‌گیری و سخت‌گیری مدیران ارشد سازمان مدیران پروژه و یا کارفرما و یا ذی‌نفعان کلیدی هست. هر چه قدر آنها روی درصد تکمیل حساس شوند تیم پروژه و شما غالبا درصدها را با احتیاط بیشتری به آنها اعلام می‌کنید. هر چه قدر آنها سهل‌گیری کنند ما معمولا به طرز نگران کننده‌ای از برنامه جلو خواهیم بود!! 😂

سیستم مدیریت ارزش کسب شده برای آنکه جلوی این مشکل را بگیرد علاوه بر روش درصد تکمیل که منسوخ شده‌ترین روش هست 5 روش دیگر هم پیشنهاد می‌کند که من در این پادکست به ذکر اسامی آنها بسنده می‌کنم و در پادکست‌های بعدی رستاک تاک آنها را بیشتر تشریح می‌کنم.

✍️ یکی از معروفترین روش‌ها، روش Weighted Milestone یا مایلستون های وزن‌دار می‌باشد یعنی اینکه ما می‌توانیم بسته کاری را بشکنیم به چندین مایلستون. مایلستون شروع و در طی بسته کاری چند مایلستون دیگر و در نهایت مایلستون انتهایی. برای مثال برای یک بسته کاری اسکلت بندی شما می توانید شروع کار یا تجهیز کارگاه را وزن بدهید 20%، نصب صفحه ستون ها را وزن بدهید مثلا 30% و جمعا 50 درصد و جوش های اولیه اسکلت‌ها را وزن بدهید 30 % و  تکمیل نهایی و تست جوش می‌شود 100%.

عزیزان روش  Weighted Milestone یکی از قشنگ‌ترین و معتبرترین روش‌ها هست که نکات خاص خودش را هم داره. روش بعدی روش XY هست که شبیه مثال آموزشی که برای شما گفتم. 20-80 یا 0-100 که به آن روش XY گفته می‌شود و معمولا در خرید‌ها از آن استفاده می‌شود و روش آخر روش شمارش واحدها هست. در این پادکست به این روش ها بسنده می‌کنیم و در رستاک تاک بعدی بیشتر درباره این روش‌ها صحبت خواهیم کرد.

ممنون از اینکه همراه ما هستید و ما را از سوالات و نظرات خود آگاه می‌کنید. ممنون که ما را با دیگران به اشتراک میگذارید. 🙏 

 

درباره دکتر علی واحدی دیز

دکتر علی واحدی دیز، مدیرعامل شرکت راهبران سیستم رستاک و مدرس، مؤلف، مشاور و مربی مدیریت پروژه سازمانی و مدیریت استراتژیک با بیش از 22 سال سابقه کار می‌باشد. او دارای تمامی مدارک اصلی موسسه PMI می‌باشد (PfMP, PgMP, PMP, ACP, RMP, SP, PBA).

پست‌های مرتبط

0 پاسخ

دیدگاه خود را ثبت کنید

تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟
در گفتگو ها شرکت کنید.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *