هنر تهيه گزارشات حرفه‌ای و مستندسازی

درباره دوره هنر تهيه گزارشات حرفه‌ای و مستندسازی

تهيه گزارشات حرفه‌ای و مستندسازی یکی از مهارت‌های لازم و ضروری در سازمان‌ها و پروژه هاست. مدیریت پروژه‌ها بدون شناخت از وضعیت گذشته، حال و آینده پروژه و الزامات و نیازهای آن و برنامه‌ریزی مناسب برای برآوردن این الزامات در زمان مناسب و با هزینه، کیفیت و کمیت لازم امکان‌پذیر نیست. در طول عمر پروژه داده‌های بسیاری به روش‌های مختلف و توسط افراد مختلف تولید و یا به پروژه منتقل می‌شود. این داده‌ها شامل داده‌هایی مانند صورتجلسات، مکاتبات و تمامی پیشرفت‌های پروژه هستند.

پس از جمع‌آوری این داده‌ها، آنها با تحلیل مناسب می‌توانند به اطلاعات ارزشمند در قالب گزارشات، سوابق و یا درس‌آموخته‌های پروژه تبدیل شوند. خروجی‌های یک پروژه همواره در قالب گزارشات و مستندات مختلف در اختیار مدیران و ذینفعان پروژه قرار می‌گیرند. کیفیت این گزارشات و مستندات در ایجاد شناخت از وضعیت پروژه برای مدیران ارشد آن بسیار تعیین‌کننده می‌باشد. لذا یک گزارش اثرگذار می‌توانند سبب اتخاذ یک تصمیم به موقع، درست و تعیین‌کننده توسط مدیر پروژه برای پروژه گردد.

هر چیزی که مستند نشده، پس قطعا وجود نداشته است.

هدف دوره هنر تهيه گزارشات حرفه‌ای و مستندسازی این است که دریابیم که مستندسازی در پروژه و ابعاد آن چیست، گزارشات اثرگذار چه ویژگی‌هایی دارند و به چه نحوی می‌توانیم در پروژه گزارشات اثرگذار تولید کنیم. در این دوره علاوه بر بهره‌گیری از دانش و تجربه ارزشمند مدرس دوره، از منابع و مراجع ارزشمند زیر استفاده می شود.

منابع اصلی دوره هنر مستندسازی و تهیه

سرفصل‌ مطالب دوره هنر تهيه گزارشات 

        1- مستندسازی و کاربرد آن

• انواع تعریف مستند سازی و روش های مدیریت آن
• مدیریت محتوای سازمانی چیست
• طبقه بندی اسناد
• ابزارهای و تکنیک های مستند سازی و تهیه گزارش بر اساس مراجع
• مستند سازی و مدیریت دانش و ارتباط آنها با هم
• مزایا و معایب مستند سازی

        2- مروری بر مستندات پروژه

• مروری بر مستندات فاز آغازین
• مروری بر مستندات فاز برنامه‌ریزی
• مروری بر مستندات فاز اجرا و نظارت
• مروری بر مستندات فاز پایانی
• آرشیو مستندسازی پروژه در سازمان
• اشتباهات رایج در مستندسازی پروژه

        3- گزارش دهی حرفه ای پروژهلزوم تهیه گزارش در پروژه

• محتوای گزارش را چگونه طراحی کنیم
• روش های تهیه گزارش چیست
• تحویل و انتشار گزارش چگونه باید باشد
• اشتباهات رایج در تهیه گزارشات چیست؟

        4- مستندات نهایی پروژه (صنایع)

• محتوای کتابچه مهندسی چه باید باشد
• محتوای کتابچه تدارکات چیست
• کتابچه ساخت چه موضوعاتی دارد
• کتابچه سوابق تضمین کیفیت بهتر است چه محتوایی داشته باشد
• کتابچه بهره برداری و تعمیرات چیست و چه محتوای دارد
• گزارش پایانی پروژه چیست